こんにちは 吉田 健と申します。
このチャンネルでは、組織・ヒトの変化・成長を通して、
理念を実現していくためのヒントとなる情報を配信しています。
今日のテーマは、「活躍社員をどう増やす？」というテーマです。
サムネイルの著書によると、17万人を対象とした調査では、「社内会議」と「資料作成」に最も多くの労働時間を費やしていることがわかったそうです。
そして、労働時間を費やした結果、そこに見合った成果が出ているわけではないことが多いため、著者の会社で様々な試行錯誤を行い、成果が出た内容が、書籍にまとめられています。
今日はサムネイルの著書の内容をもとに、社内会議を改善することで、活躍社員を増やし、成果につなげるヒントについて、お話ししていこうと思います。
では、今日の結論はこの３つです。
１．社内会議は、アジェンダを24時間前までに共有する
２．冒頭の1分で参加者の名前を呼びながらアジェンダを共有
３．最後の5分では、「まとめスライド」を見せる
それでは内容について、解説しています。
１．社内会議は、アジェンダを24時間前までに共有する
調査結果を踏まえて、「アジェンダが24時間前までに共有されていない会議は禁止」というルールを作り、25社で行動実験を行ったところ、参加者の満足度は高くなり、会議時間は8%減少したそうです。
私個人の経験としては、過去に、安全衛生委員会の事務局として、当日の議論すべき内容を事前共有対応もしていたこともありましたが、参加者各位が他の業務で忙しいこと、どちらかというと法的には必要な会議体だが、プライオリティが下げてしまいがちなことから、情報共有がうまくいかなかった記憶もあります。
そう考えると、アジェンダの共有前に、その会議体の必要性、存在意義そのものを、参加者に認識してもらうというステップが必要だと考えます。
２．冒頭の1分で参加者の名前を呼びながらアジェンダを共有
３．最後の5分では、「まとめスライド」を見せる
調査によると、会議の最初の1分と最後の5分で聞いた内容を強く記憶している人が多かったそうです。
冒頭の１分で「本日のアジェンダは3つです。1つ目は情報共有で、営業部のヤマダさんに1分説明してもらいます」といった具合に参加者の名前を呼びながらアジェンダを共有する。
最後の5分では、「相手に求める具体的な行動」が記載されている「まとめスライド」を見せる。
こういったことを実施することで、名前を呼ばれる緊張感によって、発言する人が確実に増えたり、参加後に行動を促すことに繋がりやすいとのことでした。
会議後に取るべきアクションを明確にすることが、会議の目的なので、話を聴きながら、まとめスライドをその場で作成していくことが、会議体の事務局の重要な役割だと思います。
従って、活躍社員の活躍を促す役割の人がいかに、機能するかも大事だと考えます。
本日のまとめです。以下の３つのことを実施、社内会議を改善することで、活躍社員を増やし、成果につなげていくことができる可能性が高まります。
１．社内会議は、アジェンダを24時間前までに共有する
２．冒頭の1分で参加者の名前を呼びながらアジェンダを共有
３．最後の5分では、「まとめスライド」を見せる
ということで、本日の動画は以上となります。
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